Wat houdt een workation in?
Een workation is een reis waarbij je werk en vakantie combineert. Dit kan variëren van het bezoeken van een klant tot het bijwonen van een congres of het werken vanuit een gehuurd huisje. Het belangrijkste is dat er zakelijke activiteiten worden uitgevoerd naast vakantie.
Voor ondernemers
Wanneer is een workation zakelijk?
Een workation wordt als zakelijk beschouwd als de reis minstens 50% zakelijk is en er een specifieke zakelijke reden is om je werk elders uit te voeren. Zonder een duidelijke zakelijke reden zijn de kosten niet aftrekbaar, zelfs als je tijdens de vakantie werkt.
Welke kosten kun je aftrekken tijdens een workation?
Niet alle kosten zijn aftrekbaar, zelfs als een workation als zakelijk wordt aangemerkt. Vliegtickets en verblijfskosten moeten naar rato van het zakelijke deel van de reis worden verdeeld. Kosten van niet-zakelijke reisgenoten zijn niet aftrekbaar en persoonlijke maaltijden zijn privékosten. Gemengde kosten, zoals representatie, congressen, en studiereizen, hebben een aftrekdrempel van € 4.800, met 100% aftrekbaarheid boven die drempel tot een maximum van € 1.500 aan reis- en verblijfkosten. Alternatief is de 80%-regeling, waarbij je 80% van de gemengde kosten mag aftrekken.
Hoe bewijs je de zakelijkheid van je reis?
Bewaar bewijsstukken zoals verslagen, zakelijke e-mails, facturen en bonnetjes. Hoe meer documentatie je kunt overleggen, hoe sterker je staat tijdens een controle door de Belastingdienst.
Wat zijn de gevolgen voor je sociale zekerheid?
Bij een workation in het buitenland kan je sociale zekerheid veranderen. Bij blijvend werk in het buitenland verplaatst je sociale zekerheid naar dat land. Bij tijdelijk werk blijf je meestal in Nederland sociaal verzekerd, mits je aan bepaalde voorwaarden voldoet, zoals werken binnen de EU/EER en het hebben van een A1-verklaring. Voor andere verdragslanden gelden specifieke regelingen en voor niet-verdragslanden is de lokale wetgeving bepalend.
Voor werkgevers
Instemmen met een workation
Een verzoek van een werknemer om vanuit het buitenland te werken valt onder de Wet flexibel werken, net zoals thuiswerken. De werknemer kan één keer per jaar een verzoek indienen, mits hij minimaal 6 maanden in dienst is en het verzoek minimaal 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk indient. De werkgever moet binnen een maand voor de ingangsdatum schriftelijk reageren; anders mag de werknemer werken zoals verzocht. In tegenstelling tot verzoeken om werktijd of arbeidsduur aan te passen, kan een werkgever een verzoek om de arbeidsplaats te wijzigen zonder zwaarwegend bedrijfsbelang afwijzen.
Welke kosten kunnen werkgevers vergoeden?
Werkgevers kunnen bepaalde kosten vergoeden, zoals reis- en verblijfskosten, mits deze zakelijk zijn. Net als bij ondernemers moeten deze kosten naar rato van het zakelijke deel van de workation worden verdeeld. Kosten van gezinsleden of persoonlijke uitgaven van de werknemer zijn privékosten en worden niet vergoed. Duidelijke richtlijnen hierover zijn belangrijk om discussies te vermijden.
Hoe zit het met de arbeidsvoorwaarden?
Tijdens een workation blijven de gebruikelijke arbeidsvoorwaarden van kracht. Als werkgever moet je echter specifieke afspraken maken over werktijden, bereikbaarheid en verantwoordelijkheden tijdens de workation. Deze afspraken moeten duidelijk worden vastgelegd om ervoor te zorgen dat zowel de werkgever als de werknemer weten wat er van hen wordt verwacht.
Wat zijn de gevolgen voor de sociale zekerheid van werknemers?
Voor werknemers die tijdelijk in het buitenland werken, blijft de sociale zekerheid meestal in Nederland. Het is belangrijk dat werkgevers helpen bij het aanvragen van een A1-verklaring die bevestigt waar de werknemer sociaal verzekerd is. Dit is vooral van toepassing binnen de EU/EER en Zwitserland. Voor andere verdragslanden gelden specifieke regelingen en voor niet-verdragslanden is de lokale wetgeving bepalend.
Hoe bewijs je de zakelijkheid van de workation?
Ook voor werknemers is het belangrijk om bewijsstukken zoals verslagen, zakelijke e-mails, facturen en bonnetjes te bewaren. Dit helpt bij het verantwoorden van de zakelijke kosten tijdens een controle door de werkgever of Belastingdienst. Als werkgever is het goed om werknemers hierin te begeleiden en duidelijke instructies te geven over het bewaren van relevante documentatie.
Vamos!
Met deze informatie kunnen zowel ondernemers als werkgevers goed voorbereid een workation aangaan, wetende welke regels en voorwaarden op hun situatie van toepassing zijn. Meer weten over dit onderwerp? Wij helpen je graag!
